Har du funderingar över hur du skall genomföra din bolagsstämma?

Tidpunkten för bolagsstämma

Svenska aktiebolag ska inom 6 månader från räkenskapsårets utgång hålla ordinarie bolagsstämma, ofta kallat årsstämma. De flesta bolag har kalenderåret som räkenskapsår vilket innebär att många bolag behöver hålla årsstämma innan den sista juni. Även andra beslut som är reserverade bolagsstämman kan leda till att bolag behöver hålla extra bolagsstämmor under den kommande våren och sommaren. Alla aktieägare i bolaget ska kallas till bolagsstämmor och stämmor ska hållas på en viss ort. Detta är problematisk just nu i och med de åtgärder som måste vidtas för att minska risken för smittspridning av viruset som orsakar Covid-19. För att minimera antalet deltagare som närvarar personligen vid bolagsstämmor men fortsatt tillvarata aktieägares och bolagets intressen kan bolag behöva anpassa sina bolagsstämmor under den närmaste tiden.

Kan hybridstämman vara ett alternativ?

Enligt aktiebolagslagen ska en bolagstämma hållas på en viss ort vilket får till följd att en bolagsstämma inte enbart kan hållas digitalt. En hybrid mellan fysisk bolagsstämma och digital bolagsstämma innebär att minst en aktieägare eller dess ombud befinner sig på den plats som mötet kallats till och övriga aktieägare har sedan möjlighet att delta på bolagsstämman digitalt.

För att aktieägare ska kunna delta på bolagsstämman digitalt krävs att stämman beslutar om att godkänna detta. I publika aktiebolag sker det med enkel majoritet och i privata aktiebolag måste det godkännas av alla aktieägare som är närvarande vid stämman. Stämmans godkännande krävs eftersom bolagstämman anses gå från en sluten till en öppen sammankomst när aktieägare tillåts delta digitalt. Detta beror på att vem som helst kan följa stämman digitalt genom att t ex sitta bredvid personen som deltar via telefon eller videolänk. Beslut om godkännande av att aktieägare deltar digitalt vid en bolagsstämma sker i samband med beslut om fastställande av röstlängd på stämman.

Aktieägare som deltar på stämman digitalt ska precis som om de deltog fysiskt ha möjlighet att ta del av det som sägs och visas på stämman, samt kunna ställa frågor och rösta på stämman. Inför bolagsstämman behöver det därför säkerställas att det finns en tillförlitlig teknisk lösning som ger aktieägare möjlighet att utnyttja dessa rättigheter.

Det ska finnas möjlighet att identifiera de aktieägare som deltar digitalt på bolagsstämman. Detta kan till exempel göras genom att de deltar via videolänk om personerna då är identifierbara. Andra tänkbara identifikationssätt är via mobilt BankID eller liknande verifieringsmetod. Ett alternativ till att en aktieägare ska identifiera sig är att aktieägaren lämnar fullmakt till någon som kommer närvara fysiskt på stämman och själv enbart deltar digitalt utan att rösta och fullmakthavaren lägger rösten.

Det finns alltid möjlighet att inte hålla en fysisk bolagsstämma om alla aktieägare är överens om det genom att istället ha en så kallad per capsulam stämma. Vid ett sådant förfarande ska samtliga aktieägare signera stämmoprotokollet det blir således framförallt aktuellt i bolag med få aktieägare.

Hur kan man säkerställa en korrekt hantering av hybridstämman?

Synch har framgångsrikt genomfört hybridstämmor under våren och nu även inlett ett samarbete med legaltechbolaget Assently för att kunna erbjuda sina kunder en säker lösning för den digitala delen av hybridstämmor. Med ett mötesrum hos Assently kan aktieägare identifieras, delta och rösta digitalt vid bolagsstämmor och bolaget kan hantera fullmakter och andra dokument direkt i tjänsten.

Om du har frågor kring din bolagsstämma eller vill ha hjälp med att arrangera och genomföra en hyrbidstämma hör gärna av dig till oss:

Andreas Börjesson, andreas.borjesson@synchlaw.se, +46 761 761 919 eller
Cecilia Thuresson, cecilia.thuresson@synchlaw.se, +46 761 761 907

Nyheter
Publikationer

Sara Sparring is recognized in the 2020 edition of Expert Guides: Women in Business Law

15/10/2020

Synch’s Sara Sparring is recognized in the 2020 edition of Expert Guides: Women in Business Law as one of the world’s leading female legal practioners advising on business law, within the practice area Trademark. The world’s legal market has been researched by Expert Guides for more than 25 years and thereby considered as one of the most […]

Pressmeddelanden

SYNCH HAR AGERAT LEGAL RÅDGIVARE TILL KEBNI AB (PUBL) I SAMBAND MED BOLAGETS BYTE AV NAMN OCH VARUMÄRKE FRÅN ASTG

15/09/2020

Synch har agerat legal rådgivare till KebNi AB (publ) i samband med bolagets byte av namn och varumärke från ASTG (Advanced Stabilized Technologies Group) till KebNi. Arbetet har inkluderat framtagande av varumärkesstrategi samt ändring av bolagsnamn. Synch har därutöver haft ett nära samarbete med namnbyrån Eqvarium AB. KebNi AB är verksamt inom satellitkommunikation och precisionströmsensorer och investerar i och […]

Pressmeddelanden

Synch har agerat legal rådgivare till Open Payments Europe AB i samband med bolagets nyligen genomförda finansiering

04/09/2020

Synch har agerat legal rådgivare till Open Payments Europe AB i samband med bolagets nyligen genomförda finansiering, med Industrifonden som huvudinvesterare, om 30 miljoner kronor. Även befintliga investerare, bland annat Brightly Ventures, Luminar Ventures och en rad ängelinvesterare, har deltagit i investeringen. Open Payments, som är ett fintech-bolag licensierade av Finansinspektionen, har byggt en öppen […]

Okategoriserad Pressmeddelanden

Synch assisterar KebNi vid listbyte till Nasdaq First North Growth Market

02/09/2020

Synch Advokat AB har biträtt KebNi AB (publ) (”KebNi” eller ”Bolaget”) vid dess listbyte från NGM  till First North. KebNi har erhållit godkännande för upptagande till handel på Nasdaq First North Growth Market med första dag för handel den 25 augusti 2020. KebNis aktie har innan listbytet handlats på NGM. KebNi AB är verksamt inom […]

Okategoriserad Pressmeddelanden

Synch är ny juridisk partner till Breed Ventures

27/08/2020

Vi har glädjen att meddela att Synch är ny juridisk partner till Breed Ventures, i dess strävan att alstra morgondagens entreprenörer och ledare. Breed Ventures grundades för att hjälpa ledande befattningshavare och startup-grundare med de utmaningar som de möter vid utvecklingen av nya verksamheter och främjandet av innovation. Breed Ventures är en supportorganisation som hjälper […]

News

SCHREMS II – AT A GLANCE

17/08/2020

Introduction and summary As you may have already seen, everybody seems to be talking about the “Schrems II” judgement – but what does the decision mean and what is the discussion about? In short, the judgement has the following effects for organisations transferring personal data to countries outside of the EU/EEA: · The EU – […]