Gode juridiske råd i forbindelse med COVID-19

I dette blog-indlæg fortæller Synchs danske advokater om de juridiske udfordringer, som COVID-19 har afstedkommet for danske virksomheder.

Hos Synch får vi flere spørgsmål til, hvordan virksomheder skal forholde sig til de problemstillinger, der udspringer af COVID-19. Vi har derfor samlet de gode råd, som vi har givet videre i denne artikel, som omhandler:

  • Hvordan skal virksomheder forholde sig til de arbejds- og ansættelsesretlige regler?
  • Fem gode råd til at overholde databeskyttelsesreglerne
  • Vurderingen af om COVID-19 udgør en force majeure-begivenhed

Generelt anbefaler vi alle til at følge med i udviklingen og holde sig opdateret på www.coronasmitte.dk

Hvordan skal virksomheder forholde sig til de Arbejds- og ansættelsesretlige regler?

Arbejdsmiljø:

  • Hvad gør virksomheden for at undgå, at virksomhedens medarbejdere bliver smittet med COVID-19?
    • Virksomheden skal tage stilling til, om virksomhedens medarbejdere unødigt eksponeres for risikoen for at blive smittet med COVID-19.
    • Virksomheden kan eksempelvis indføre retningslinjer eller iværksætte tiltag, der minimerer en potentiel smitterisiko fra kolleger, kunder, samarbejdspartnere eller offentligheden i almindelighed.
    • Relevante tiltag kunne være at indføre hjemmearbejde, skæve/fleksible arbejdstider, skærpede hygiejneforanstaltninger, kontrol med rejseaktiviteter, samt at bestemme at alle møder skal være virtuelle/telefoniske mv.

Medarbejderens arbejdsforhold:

  • Kan medarbejderen nægte at møde på arbejde af frygt for smitte?
    • Som udgangspunkt vil det være ulovlig udeblivelse (med risiko for bortvisning), hvis en medarbejder ikke møder på arbejde i frygt for at blive smittet.
    • Det er arbejdsgiveren, der bestemmer, om en medarbejder skal sendes hjem eller møde på arbejde. Det er således ikke op til medarbejderen selv at bestemme dette. Situationen vil dog være en anden, hvis sundhedsmyndigheder har udstedt et påbud om karantæne til den pågældende medarbejder. Et sådant påbud kan en arbejdsgiver ikke vælge at trodse. I andre situationer er det alene op til virksomheden at bestemme, hvem der skal sendes hjem eller møde op på arbejdet.
    • I det omfang medarbejderen kan arbejde hjemmefra, og arbejdsgiveren beder medarbejderen om dette, er medarbejderen forpligtet til at arbejde hjemmefra.
  • Har medarbejderen ret til løn, hvis arbejdsgiveren sender vedkommende hjem?
    • Som udgangspunkt har medarbejderen krav på aflønning, hvis arbejdsgiveren bestemmer, at medarbejderen skal holde sig hjemme.
    • Hvis myndighederne pålægger virksomheder at sende medarbejdere hjem, kan forpligtelsen til at udbetale løn ophøre.
  • Hvad kan medarbejderen gøre, hvis institutionerne lukker, og vedkommende skal passe sit barn?
    • Hvis en medarbejders barn er sygt, har vedkommende ret til fravær med løn i det omfang, som vedkommende ellers har ret til under barns sygdom. Hvis barnet ikke er sygt, må medarbejderen sørge for pasning. Hvis medarbejderen ikke kan få barnet passet, kan det aftales med arbejdsgiveren, at medarbejderen arbejder hjemme, eller afvikler frihed som f.eks. ferie, omsorgsdage eller andet.
  • Kan virksomheden varsle ferie uden varsel?
    • Som udgangspunkt skal ferie varsles med 3 måneders varsel for så vidt angår hovedferie, mens øvrig ferie skal varsles med 1 måneds varsel. Men da der pr. 11. marts 2020 er tale om en ekstraordinær situation, må virksomheden formodes at opfylde betingelserne for, at kunne fravige de normale varslingsregler i ferieloven og i stedet varsle ferie med meget kort eller ingen varsel.

Medarbejderens sygdom:

  • Har medarbejderen ret til løn, hvis vedkommende er syg og smittet med COVID-19?
    • Udgangspunktet er, at medarbejderen har krav på løn under sygdom eller sygedagpenge efter de almindelige for ansættelsen gældende regler.
  • Kan virksomheden kræve, at en medarbejder, hvis nærmeste familie for nylig har rejst i et risikoområde, går i ”frivillig” hjemmekarantæne?
    • Anbefalingen fra myndighederne om hjemmeophold i 14 dage omhandler kun personer, der selv er udrejst til risikoområder. Virksomheden kan dog vælge at sende en medarbejder hjem i 14 dage af sikkerhedshensyn, selvom vedkommende ikke er omfattet af myndighedernes anbefaling. I så fald har medarbejderen ret til almindelig løn under hjemmeopholdet.

Medarbejderen og rejser:

  • Kan virksomheden fraråde sine medarbejdere at rejse til bestemte lande/områder?
    • En arbejdsgiver har ikke ret til at nægte en medarbejder at rejse på ferie til et udsat land eller område.
  • Er medarbejderen i privat regi rejst til et af de særlige risikoområder i strid med sundhedsmyndighedernes anbefalinger, kan forpligtelsen til at betale løn under sygdom ophøre, idet der kan være tale om selvforskyldt sygdom.
  • En arbejdsgiver kan bestemme, at en medarbejder skal blive hjemme på grund af risiko for COVID-19, eksempelvis hvis medarbejderen har opholdt sig i et af de særlige risikoområder.

I eksemplerne ovenfor er der tale om generelle vejledende svar. Så hvis du som virksomhed er i tvivl om, hvordan du skal håndtere en specifik situation i forhold til COVID-19, så skal du i stedet søge konkret juridisk rådgivning for at være sikker på, at den konkrete sag håndteres korrekt. Vær opmærksom på, at der er tale om omstændigheder, som vi ikke i Danmark har set lignende, ligesom situationen hele tiden udvikler sig.

Fem gode råd til at overholde Databeskyttelsesreglerne

En arbejdsgiver kan registrere og videregive helbredsoplysninger, f.eks. at en ansat er smittet med COVID-19. Hensynet her kan fx være, at ledelsen og kollegaer kan træffe de nødvendige forholdsregler i forhold til forebyggelse og sikring af et sikkert og fysisk sundt arbejdsmiljø mv.

Alle virksomheder skal dog, når de behandler personoplysninger, overholde databeskyttelsesreglerne og her er fem gode råd dertil:

  1. Registrering og/eller videregivelse af personoplysningen skal være saglig og være begrænset til det nødvendige. Overvej derfor om:
    • der er en god grund til at registrere og/eller videregive de pågældende personoplysninger
    • formålet kan opnås ved at undgå at specificere personoplysningerne (se punkt 2)
    • det er nødvendigt at omtale den pågældende ved navn
    • I har et retsgrundlag til videregivelsen
  1. Undgå så vidt muligt at registrere følsomme personoplysninger ved registreringer om den ansatte, men brug i stedet følgende formuleringer:
    • den ansatte er hjemvendt fra et såkaldt ”risikoområde”
    • den ansatte er i hjemmekarantæne (uden nærmere at angive årsagen)
    • den ansatte er syg (uden nærmere at angive årsagen)
  1. Behandlingen skal fremgå i virksomhedens privatlivspolitik til de ansatte, herunder eventuelle modtagere af personoplysningerne ved videregivelse (eksempelvis kunder, samarbejdspartnere, myndigheder)
  2. Behandlingen af disse personoplysninger skal med i virksomhedens fortegnelse over behandlingsaktiviteter
  3. Lav slettefrister for, hvor lang tid virksomheden opbevarer disse personoplysninger om jeres ansatte

Vurderingen af om COVID-19 udgør en force majeure-begivenhed

Force majeure indgår ofte som en klausul i kommercielle kontrakter for at fritage en eller flere parter for ansvar i tilfælde af en ekstraordinær begivenhed. Altså en udefrakommende og upåregnelig begivenhed, som umuliggør en kontraktpart i korrekt opfyldelse af sine kontraktuelle forpligtelser (fx levering af en vare, leveringstid mv.) og som den berørte part hverken kunne forudse, forhindre eller overkomme.

Udgør COVID-19 en force majeure-begivenhed? 

Om COVID-19 udgør en force majeure-begivenhed vil altid bero på en konkret vurdering af force majeure-klausulens ordlyd i kontrakten samt hvilket lands lov, kontrakten er underlagt.

Hvis COVID-19 skal kunne anses som force majeure, skal det være angivet, at force majeure også omfatter sundhedskriser, epidemier eller lignende sygdomsudbrud, karantæner/isolationer pålagt af offentlige myndigheder mv. Er sådanne omstændigheder indeholdt i kontrakten, er man godt stillet idet WHO har erklæret udbruddet af COVID-19 for en folkesundhedsmæssig krise af international betydning. Hvis omstændighederne ikke er medtaget i kontrakten som en force majeure-udløsende omstændighed, er det ikke givet at force majeure kan gøres gældende og det vil det i sidste ende være domstolene, der tager stilling til, om COVID-19 udgør en force majeure-begivenhed i det konkrete kontraktforhold. Det er den part, som vil påberåbe sig force majeure, som har bevisbyrden for, at COVID-19 har haft en betydning for kontraktforholdet og udgør en force majeure-udløsende begivenhed.

Hvad hvis kontrakten ikke indeholder en force majeure-klausul?

Indeholder kontrakten ikke en force majeure-klausul bør det undersøges, hvilket lands regler (lovvalg) kontrakten er underlagt. Det skyldes, at der i nogle lande findes et generelt princip om force majeure. For kontrakter underlagt dansk ret gælder force majeure som en generel retsnorm. Det er dog ikke tilfældet i andre jurisdiktioner, hvorfor det er afgørende, at kontrakten tager stilling til force majeure som en ansvarsfrihedsgrund. Lovvalget kan derfor spille en afgørende rolle for, om COVID-19 kan gøres gældende som en force majeure-begivenhed.

Husk underretningspligten

Det er ikke alle forpligtelser, der bortfalder i tilfælde af, at en kontraktpart ønsker at påberåbe sig force majeure. Under dansk ret er ansvarsfriheden for den part, som ikke kan opfylde kontrakten og påberåber sig force majeure betinget af, at parten loyalt underretter den anden part ligesom den ikke-opfyldende part er forpligtet til at begrænse den skade, der måtte opstå. Manglende iagttagelse af underretningspligten kan medføre erstatningsansvar og muligheden for at påberåbe sig force majeure, kan gå tabt. Lignende bestemmelser vil almindeligvis gælde i internationale kontrakter.

Afsluttende bemærkninger 

På nuværende tidspunkt er det vigtigt, at virksomheder handler proaktivt. Virksomheder bør derfor gennemgå allerede indgåede kontrakter, som COVID-19 udbrud kan berøre og være opmærksomme på force majeure-klausulens ordlyd og dækning. Indeholder kontrakten ikke en force majeure-klausul, skal kontrakten undersøges for lovvalg og evt. jurisdiktion.

Derudover bør virksomheder foretage en generel gennemgang af deres standardkontrakter og overveje, hvordan der fremadrettet kan tages højde for sundhedskriser, epidemier eller lignende sygdomsudbrud, karantæner/isolationer pålagt af offentlige myndigheder mv. i den samlede kontraktstyring. Virksomheder bør hertil overveje, om der er behov for ændring af force majeure-klausulen eller om man på anden vis specifikt skal regulere konsekvenserne af en sådan omstændighed i standardkontrakternes misligholdelsesbeføjelser. Fremadrettet vil det formentlig være sværere at påberåbe sig, at COVID-19 er en force majeure-begivenhed, da kravet om ’upåregnelig’ ikke længere vil være opfyldt som følge af det igangværende udbrud.

For more information please contact:
Heidi Højmark Helveg – heidi.hojmark.helveg@synchlaw.dk (+45 3074 2900)
Tobias Kisum – tobias.kisum@synchlaw.dk (+45 3080 6915)
Christine Jans – christine.jans@synchlaw.dk (+45 6058 8862)
Nick Ilsø – nick.ilsoe@synchlaw.dk (+45 6178 2166)

Nyheder og indsigt
Pressemeddelelse

Synch København og Integra fusionerer

23/01/2020

Synch og Integra Advokater i København fusionerer med virkning fra 1. januar. Med fusionen udbygger det fusionerede selskab sin position som specialiseret tech-advokatfirma med lokal forankring i Norden.

Nyheder

Nye matchinglån fra Vækstfonden

07/05/2020

Vækstfonden tilbyder ny en række nye favorable matchinglån, som giver virksomheder mulighed for at låne op til 3 gange et investeret beløb. Læs i denne nyhed om vilkårene for lånene

Pressemeddelelse

Synch spins-off legal tech business through the creation of Maigon

05/05/2020

Synch has decided to spin-off parts of its legal tech development, which to date has been conducted within SynchLab. A separate new entity has been formed and has taken over and will offer the following solutions; Maigon DPA, Maigon PPC and Maigon Automation. Synch has several times been noted for and also been nominated by […]

Nyheder

Synch er en del af Öresundseksperterna

24/04/2020

Synch, som et af de få advokatfirmaer, har en tilstedeværelse på begge sider af Øresund; i Skåne og i København. Vi sætter en ære i at yde smidig rådgivning på tværs af Øresund og er derfor stolte af at være udvalgt til at ingå i Øresundseksperterne der er en del af Øresunddirekt. Synchs eksperter er […]

Blogindlæg Insights

Gode juridiske råd i forbindelse med COVID-19

12/03/2020

I dette blog-indlæg fortæller Synchs danske advokater om de juridiske udfordringer, som COVID-19 har afstedkommet for danske virksomheder.

Nyheder

Regler om samtykke til markedsføring ændres – hvad betyder det for din virksomhed?

03/12/2019

Den 17. januar 2020 træder de nye ændringer i kraft, men hvad betyder det for dig, og hvad skal du særligt være opmærksom på? Bliv klogere på dette i denne nyhed. Markedsføringsloven opdateres, og det betyder, at der kommer nye regler for samtykke til markedsføring, dvs. den ”aftale”, som indgås for at den erhvervsdrivende får […]