Har du funderingar över hur du skall genomföra din bolagsstämma?

Tidpunkten för bolagsstämma

Svenska aktiebolag ska inom 6 månader från räkenskapsårets utgång hålla ordinarie bolagsstämma, ofta kallat årsstämma. De flesta bolag har kalenderåret som räkenskapsår vilket innebär att många bolag behöver hålla årsstämma innan den sista juni. Även andra beslut som är reserverade bolagsstämman kan leda till att bolag behöver hålla extra bolagsstämmor under den kommande våren och sommaren. Alla aktieägare i bolaget ska kallas till bolagsstämmor och stämmor ska hållas på en viss ort. Detta är problematisk just nu i och med de åtgärder som måste vidtas för att minska risken för smittspridning av viruset som orsakar Covid-19. För att minimera antalet deltagare som närvarar personligen vid bolagsstämmor men fortsatt tillvarata aktieägares och bolagets intressen kan bolag behöva anpassa sina bolagsstämmor under den närmaste tiden.

Kan hybridstämman vara ett alternativ?

Enligt aktiebolagslagen ska en bolagstämma hållas på en viss ort vilket får till följd att en bolagsstämma inte enbart kan hållas digitalt. En hybrid mellan fysisk bolagsstämma och digital bolagsstämma innebär att minst en aktieägare eller dess ombud befinner sig på den plats som mötet kallats till och övriga aktieägare har sedan möjlighet att delta på bolagsstämman digitalt.

För att aktieägare ska kunna delta på bolagsstämman digitalt krävs att stämman beslutar om att godkänna detta. I publika aktiebolag sker det med enkel majoritet och i privata aktiebolag måste det godkännas av alla aktieägare som är närvarande vid stämman. Stämmans godkännande krävs eftersom bolagstämman anses gå från en sluten till en öppen sammankomst när aktieägare tillåts delta digitalt. Detta beror på att vem som helst kan följa stämman digitalt genom att t ex sitta bredvid personen som deltar via telefon eller videolänk. Beslut om godkännande av att aktieägare deltar digitalt vid en bolagsstämma sker i samband med beslut om fastställande av röstlängd på stämman.

Aktieägare som deltar på stämman digitalt ska precis som om de deltog fysiskt ha möjlighet att ta del av det som sägs och visas på stämman, samt kunna ställa frågor och rösta på stämman. Inför bolagsstämman behöver det därför säkerställas att det finns en tillförlitlig teknisk lösning som ger aktieägare möjlighet att utnyttja dessa rättigheter.

Det ska finnas möjlighet att identifiera de aktieägare som deltar digitalt på bolagsstämman. Detta kan till exempel göras genom att de deltar via videolänk om personerna då är identifierbara. Andra tänkbara identifikationssätt är via mobilt BankID eller liknande verifieringsmetod. Ett alternativ till att en aktieägare ska identifiera sig är att aktieägaren lämnar fullmakt till någon som kommer närvara fysiskt på stämman och själv enbart deltar digitalt utan att rösta och fullmakthavaren lägger rösten.

Det finns alltid möjlighet att inte hålla en fysisk bolagsstämma om alla aktieägare är överens om det genom att istället ha en så kallad per capsulam stämma. Vid ett sådant förfarande ska samtliga aktieägare signera stämmoprotokollet det blir således framförallt aktuellt i bolag med få aktieägare.

Hur kan man säkerställa en korrekt hantering av hybridstämman?

Synch har framgångsrikt genomfört hybridstämmor under våren och nu även inlett ett samarbete med legaltechbolaget Assently för att kunna erbjuda sina kunder en säker lösning för den digitala delen av hybridstämmor. Med ett mötesrum hos Assently kan aktieägare identifieras, delta och rösta digitalt vid bolagsstämmor och bolaget kan hantera fullmakter och andra dokument direkt i tjänsten.

Om du har frågor kring din bolagsstämma eller vill ha hjälp med att arrangera och genomföra en hyrbidstämma hör gärna av dig till oss:

Andreas Börjesson, andreas.borjesson@synchlaw.se, +46 761 761 919 eller
Cecilia Thuresson, cecilia.thuresson@synchlaw.se, +46 761 761 907

News and Insights
News

SCHREMS II – AT A GLANCE

21 hours ago

Introduction and summary As you may have already seen, everybody seems to be talking about the “Schrems II” judgement – but what does the decision mean and what is the discussion about? In short, the judgement has the following effects for organisations transferring personal data to countries outside of the EU/EEA: · The EU – […]

Press release

Synch har assisterat Cortus Energy AB

26/06/2020

Synch har assisterat Cortus Energy AB (publ), noterat på First North Growth Market, vid genomförandet av en företrädesemission av konvertibler om ca 69,3 MSEK  till existerande aktieägare i bolaget. Emissionen har föranlett upprättandet och ingivande av ett prospekt hos Finansinspektionen och teckningstiden för deltagande i emissionen löper till och med den 22 juni 2020. Mangold […]

News

We are very proud to announce that Sara and Mathilda have been ranked as leading individuals in I AM PATENT 1000 2020

12/06/2020

Synch has also been ranked as one of Sweden’s top firms within patent transactions; ”Innovative companies across the Nordics flock to Synch for their contentious needs. It operates a cutting-edge patent service which utilises digital technology to make for a more dynamic and accessible process. A tenacious enforcer of rights, Mathilda Nordmark has chalked up […]

Press release

Congratulations to Åkestam Holst and Norrlands Guld/Spendrups on four silver awards for the campaign ‘The Legally Binding Beer Contract’ at this year’s Golden Egg Awards

03/06/2020

At the request of Åkestam Holst, Synch drafted the actual contract in the successful campaign ‘The Legally Binding Beer Contract’, in which the half-hearted ‘we should grab a beer’ is turned into a legally binding obligation. Bella Lagerquist, executive producer at Åkestam Holst comments: the contrast of the rather playful drink meet-up and an actual […]

Press release

Synch assisted Goodbye Kansas

28/05/2020

Goodbye Kansas AB (publ.) and Bublar Group AB (publ.). have agreed on a merger. Bublar Group is making an offer to the shareholders and lenders in Goodbye Kansas. The merger forms the basis to create a world-leading player in XR technology and visualization. Synch acted as the legal advisor to Goodbye Kansas. Peter Levin, chairman […]

Press release

Synch acted as legal advisor to listed company Advanced Stabilized Technologies Group AB

14/05/2020

Synch acted as legal advisor to listed company Advanced Stabilized Technologies Group AB (publ) (”ASTG”) in its acquisition of Satmission AB from Allgon AB (publ). Satmission develops, manufactures and sells mobile satellite communication systems for media broadcasting and military applications. Satmission’s Gregorian carbon fiber-satellite dish with pod remains the most light-weight and (in its stowed […]